Ob Ihre Kommune überhaupt verpflichtet ist, einen Gesamtabschluss erstellen, muss zunächst eindeutig geklärt werden. So bestimmt die Gemeindeordnung bzw. Kommunalverfassung des Landes, ob überhaupt eine Verpflichtung zur Konsolidierung besteht.

Im Regelfall ist ein Gesamtabschluss erst zu erstellen, wenn die Kommune mindestens ein beherrschtes Tochterunternehmen besitzt. Verfügt die Kommune lediglich über Unternehmensanteile, ohne jedoch einen beherrschenden Einfluss ausüben zu können, entfällt die Verpflichtung zur Aufstellung. Des Weiteren spielt auch die wirtschaftliche Bedeutung einzelner Konzern-Unternehmen eine Rolle. Kann nachgewiesen werden, dass Unternehmen wirtschaftlich gesehen unbedeutend sind, kann die Konsolidierung für das jeweilige Unternehmen entfallen.

Ob und wie konsolidiert wird, können Kommunen in gewisser Weise mitbestimmen. Dazu regeln Sie in einer Gesamtabschlussrichtlinie die Art, den Umfang und Details aller notwendigen Konsolidierungsarbeiten. Der Aufwand für die jährlich anfallenden Gesamtabschlussarbeiten kann mit Hilfe spezifischer Gesamtabschlussrichtlinien mitunter deutlich reduziert werden.

Die Gesamtabschlusserstellung kann eine äußerst komplexe Aufgabe sein, folgt jedoch einem recht einfachen jährlichen Muster. So werden zunächst alle Buchhaltungsdaten der Kommune und der Tochterunternehmen erfasst und systematisch vereinheitlicht. Anschließend erfolgt eine Aufsummierung aller Buchungsdaten in einer sogenannten Summenbilanz. Darauf hin wird die Summenbilanz im Zuge mehrerer Konsolidierungsschritte konsolidiert, dass heißt alle übernommenen konzerninternen Beziehungen (z.B. Schulden zwischen der Kommune und Tochterunternehmen) werden bereinigt. Ergebnis der Konsolidierung ist die Konzernbilanz nebst weiteren Rechnungen für den kommunalen Konzern.

Der (jährliche) Aufwand für die Arbeiten rund um den Gesamtabschluss hängt von verschiedenen Faktoren ab. Maßgeblich ist beispielsweise die Anzahl der Tochterunternehmen im Konsolidierungskreis. Je mehr Tochterunternehmen Teil des Konzerns sind, desto höher ist in der Regel auch der Informationsumfang und der damit einhergehende Abstimmungsbedarf zwischen den Konzerneinheiten. Des Weiteren wird der Aufwand für den Gesamtabschluss entscheidend dadurch bestimmt, wie die Kommune die Informationen für die Konsolidierung verarbeitet. Es stellt sich also insbesondere die Frage der organisatorischen und technischen Vereinfachung der Gesamtabschlussarbeiten.

Für die Erstellung des Gesamtabschlusses ist technische Unterstützung unumgänglich. Das bedeutet jedoch nicht, dass zwingend eine eigene Konsolidierungssoftware beschafft werden muss. Alternativ besteht die Möglichkeit, bereits verwendete HKR-Systeme zu nutzen oder die Konsolidierung mit Hilfe von Excel oder ähnlichen Anwendungen durchzuführen. Darüber hinaus können Sie die Konsolidierungsarbeiten auch durch das IPM erledigen lassen. Welche dieser Alternativen für Ihre Kommune in Frage kommt, muss vorab abgewogen werden.